Come si produce un esercizio.
Dietro l’app c’è una linea di produzione. L’esercizio di una società attraversa otto stazioni, dalle sue scritture al plico che parte. Ogni stazione produce qualcosa di tangibile, indica di chi è l’atto e dice quando Le verrà chiesto qualcosa.
Dalle scritture al plico finale.
Ogni stazione deve reggere prima che inizi la successiva. Un elemento necessario che manca genera una richiesta alla persona che lo possiede e ferma la linea; un elemento utile che manca viene annotato come punto aperto, e la linea prosegue.
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Scritture contabili
Gli estratti conto, le fatture e i contratti dell’esercizio diventano registrazioni classificate e un bilancio di verifica.
- Che cosa produce
- Un insieme completo e classificato di registrazioni contabili e il bilancio di verifica dell’esercizio, con una carta di lavoro sugli interessi dei finanziamenti dove ve ne sono.
- Di chi è l’atto
- Preparato da Chrysos. In questa stazione nessuno firma; gli amministratori restano responsabili delle scritture della loro società.
- Dove Le viene chiesto
- Per i documenti giustificativi del periodo, dove ne mancano. La richiesta compare nell’app con ciò che serve e perché.
- 02
Bilancio
Il bilancio d’esercizio obbligatorio e la sua nota integrativa sono tratti da un unico stato approvato delle scritture.
- Che cosa produce
- Il bilancio d’esercizio obbligatorio secondo gli IFRS con le informazioni integrative e le note, e il profilo di rendicontazione della società.
- Di chi è l’atto
- Gli amministratori approvano e firmano il bilancio. Dove si applica la revisione, il revisore indipendente abilitato firma la relazione a proprio nome.
- Dove Le viene chiesto
- Per leggere con noi la bozza del bilancio e, in qualità di amministratori, approvarla e firmarla.
- 03
Evidenze
Ogni saldo significativo è collegato al documento che lo sostiene, oppure registrato come lacuna.
- Che cosa produce
- I collegamenti dai saldi ai documenti, la registrazione di ogni lacuna e il prospetto delle evidenze di supporto (Supporting Evidence Schedule).
- Di chi è l’atto
- Preparato da Chrysos. I documenti sono archiviati, indicizzati e dotati di impronta digitale; se le evidenze bastino lo giudica il revisore, in seguito.
- Dove Le viene chiesto
- Per i documenti che colmano una lacuna: una conferma bancaria, un contratto, una perizia. Ogni richiesta indica il saldo che sostiene.
- 04
Rischi e procedure
I rischi dell’esercizio vengono messi per iscritto e le procedure che vi rispondono sono redatte in bozza sulla base delle cifre.
- Che cosa produce
- Una bozza del registro dei rischi, le procedure che rispondono a ciascun rischio, bozze di risposte valutate per qualità e il prospetto degli errori misurato rispetto alla significatività.
- Di chi è l’atto
- Il revisore indipendente, di cui è il fascicolo. Chrysos prepara il lato del redattore; una bozza viene registrata soltanto con un unico atto autenticato, e ciò che il controllo di qualità ha respinto non viene registrato affatto.
- Dove Le viene chiesto
- Solo dove una risposta richiede evidenze che esistono fuori dal dossier.
- 05
Carte di lavoro
Il fascicolo delle carte di lavoro viene assemblato e verificato: ogni prospetto quadra, e nulla è segnato come a posto senza supporto.
- Che cosa produce
- Il fascicolo delle carte di lavoro e l’esito della sua verifica.
- Di chi è l’atto
- Il revisore, quando il fascicolo è suo da firmare. Il controllo che quadri è automatico e lascia traccia.
- Dove Le viene chiesto
- Non in questa stazione.
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Antiriciclaggio e adeguata verifica
La lista di controllo dell’adeguata verifica, l’origine del patrimonio e dei fondi e lo screening di ogni persona vengono aggiornati.
- Che cosa produce
- La lista di controllo dell’adeguata verifica completata, l’esame dell’origine del patrimonio e dei fondi e le evidenze dello screening con la relativa decisione.
- Di chi è l’atto
- Una persona in Chrysos decide che cosa significhi lo screening e se il rapporto prosegue. Qualsiasi segnalazione a un’autorità è per legge un atto umano, mai di una macchina.
- Dove Le viene chiesto
- Per i documenti d’identità scaduti e per i documenti alla base di un’origine del patrimonio o dei fondi.
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Fascicolo
Gli elaborati sono rilegati in un unico fascicolo indicizzato, ogni allegato saldato alla sua pagina.
- Che cosa produce
- Il fascicolo con l’indice delle carte di lavoro, ogni allegato citato unito al suo PDF, e una ricevuta dell’assemblaggio.
- Di chi è l’atto
- La persona che lo invia. La macchina assembla il fascicolo; esso lascia Chrysos solo quando una persona lo invia.
- Dove Le viene chiesto
- Non in questa stazione.
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Plico finale
Un controllo di prontezza percorre l’intero plico e riferisce che cosa è pronto e che cosa ancora trattiene.
- Che cosa produce
- Il rapporto di prontezza e il plico pronto a partire: il bilancio, la dichiarazione dei redditi, la dichiarazione annuale (HE32) e il fascicolo che li sostiene.
- Di chi è l’atto
- George Schizas esamina il risultato finale e autorizza la trasmissione. La dichiarazione dei redditi e la dichiarazione annuale sono depositate dal professionista incaricato di depositarle.
- Dove Le viene chiesto
- Per confermare la trasmissione e firmare ciò che solo un amministratore può firmare.
La nomina del revisore, la lettera d’incarico, l’approvazione degli amministratori e la relazione del revisore vengono per ultime e non trattengono mai la linea. L’intero esercizio viene preparato prima, così che i professionisti che firmano ricevano un fascicolo finito.
Che cosa fanno le macchine, e che cosa fanno le persone.
Le macchine preparano e portano l’esercizio da una stazione alla successiva. Leggono le scritture, redigono le bozze del bilancio, collegano le evidenze, propongono i rischi e le risposte, assemblano il fascicolo ed eseguono il controllo di prontezza. I passaggi interni tra le stazioni, come l’approvazione di uno stato delle scritture o l’emissione di un documento all’interno del dossier, avvengono senza che una persona li attenda. Alle persone resta tutto ciò che esce da Chrysos: inviare, firmare, pubblicare verso di Lei, depositare presso un’autorità, accettare o proseguire un rapporto, e ogni dichiarazione resa a terzi in nome di Chrysos.
Ogni atto, di una macchina o di una persona, lascia una ricevuta che dice che cosa è stato fatto, da chi o da che cosa, e con quale autorità. Il lavoro della macchina è attribuito alla macchina. Nessuna registrazione indica una persona come se avesse esaminato ciò che non ha esaminato.
Una sola volta, nell’app, con il motivo.
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Un elemento necessario
trattiene la sua stazione finché non arriva. La richiesta compare nell’app con ciò che serve, perché ed entro quando, e risulta ricevuta nel momento in cui l’abbiamo.
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Un elemento utile
che manca diventa un punto aperto. La linea prosegue; il punto resta visibile a noi e a Lei finché non è chiuso.
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Ciò che ha già fornito
non Le viene chiesto di nuovo, né da noi né dai professionisti che coordiniamo. Il dossier lo riporta all’esercizio successivo.
Che cosa non cambia.
Chrysos prepara, mantiene e coordina. Non detiene fondi dei clienti e non compie alcun atto regolamentato. I giudizi di revisione, gli atti legali riservati e le certificazioni fiscali sono resi da professionisti indipendenti abilitati a proprio nome, e Lei resta libero di sceglierli o di cambiarli.