Como se produz um exercício.
Por trás da aplicação há uma linha de produção. O exercício de uma sociedade passa por oito estações, dos registos ao conjunto que segue para fora. Cada estação produz algo concreto, indica de quem é o ato e diz quando o cliente é consultado.
Dos registos ao conjunto final.
Cada estação tem de estar fechada antes de a seguinte começar. Um elemento obrigatório em falta gera um pedido à pessoa que o tem e retém a linha; um elemento útil em falta fica anotado como ponto em aberto, e a linha prossegue.
- 01
Registos contabilísticos
Os extratos bancários, as faturas e os contratos do exercício tornam-se lançamentos classificados e um balancete.
- O que produz
- Um conjunto completo e classificado de lançamentos contabilísticos e o balancete do exercício, com um papel de trabalho sobre juros de empréstimos onde existam empréstimos.
- De quem é o ato
- Preparado pela Chrysos. Nesta estação ninguém assina; os administradores continuam responsáveis pelos registos da sua sociedade.
- Quando é consultado
- Pelos documentos de suporte do período, onde faltem. O pedido surge na aplicação com o que é necessário e porquê.
- 02
Demonstrações financeiras
As demonstrações financeiras obrigatórias e as suas notas são extraídas de um único instantâneo aprovado dos registos.
- O que produz
- As demonstrações financeiras obrigatórias segundo as IFRS, com as divulgações e as notas, e o perfil de relato da sociedade.
- De quem é o ato
- Os administradores aprovam e assinam as demonstrações financeiras. Onde se aplica auditoria, o auditor independente habilitado assina o relatório em nome próprio.
- Quando é consultado
- Para ler connosco o projeto das demonstrações e, como administradores, aprová-las e assiná-las.
- 03
Evidência
Cada saldo material é ligado ao documento que o sustenta, ou registado como lacuna.
- O que produz
- As ligações dos saldos aos documentos, o registo de cada lacuna e o mapa de evidência de suporte (Supporting Evidence Schedule).
- De quem é o ato
- Preparado pela Chrysos. Os documentos são arquivados, indexados e marcados com uma impressão digital; se a evidência basta, é o auditor que o julga, mais tarde.
- Quando é consultado
- Pelos documentos que preenchem uma lacuna: uma confirmação bancária, um contrato, uma avaliação. Cada pedido indica o saldo que sustenta.
- 04
Riscos e procedimentos
Os riscos do exercício são registados e os procedimentos que lhes respondem são redigidos em projeto a partir dos números.
- O que produz
- Um projeto de registo de riscos, os procedimentos que respondem a cada risco, projetos de respostas classificados pela qualidade e o mapa de distorções medido face à materialidade.
- De quem é o ato
- O auditor independente, de quem é a pasta. A Chrysos prepara o lado do preparador; um projeto só fica registado por um único ato autenticado, e o que falhou no controlo de qualidade não fica registado de todo.
- Quando é consultado
- Apenas onde uma resposta exige evidência que existe fora do dossier.
- 05
Papéis de trabalho
A pasta de papéis de trabalho é montada e verificada: cada mapa concilia, e nada é marcado como resolvido sem suporte.
- O que produz
- A pasta de papéis de trabalho e o resultado da sua verificação.
- De quem é o ato
- O auditor, quando a pasta é dele para assinar. A verificação de que concilia é automática e deixa registo.
- Quando é consultado
- Não nesta estação.
- 06
Prevenção do branqueamento e diligência
A lista de verificação de diligência quanto à clientela, a origem do património e dos fundos e o rastreio de cada pessoa são atualizados.
- O que produz
- A lista de verificação de diligência preenchida, a revisão da origem do património e dos fundos e a evidência do rastreio com a decisão tomada.
- De quem é o ato
- Uma pessoa na Chrysos decide o que significa o rastreio e se a relação continua. Qualquer comunicação a uma autoridade é, por lei, um ato humano, nunca de uma máquina.
- Quando é consultado
- Pelos documentos de identificação caducados e pelos documentos por trás de uma origem do património ou dos fundos.
- 07
Pasta
Os entregáveis são encadernados numa única pasta indexada, cada anexo soldado à sua página.
- O que produz
- A pasta com o índice dos papéis de trabalho, cada anexo citado unido ao seu PDF, e um recibo da montagem.
- De quem é o ato
- A pessoa que a envia. A máquina monta a pasta; esta só sai da Chrysos quando uma pessoa a envia.
- Quando é consultado
- Não nesta estação.
- 08
Conjunto final
Uma verificação de prontidão percorre todo o conjunto e indica o que está pronto e o que ainda retém.
- O que produz
- O relatório de prontidão e o conjunto pronto a seguir: as demonstrações financeiras, a declaração fiscal, a declaração anual (HE32) e a pasta que as sustenta.
- De quem é o ato
- George Schizas revê o resultado final e autoriza a transmissão. A declaração fiscal e a declaração anual são entregues pelo profissional designado para as entregar.
- Quando é consultado
- Para confirmar a transmissão e assinar o que só um administrador pode assinar.
A nomeação do auditor, a carta de compromisso, a aprovação pelos administradores e o relatório do auditor vêm por último e nunca retêm a linha. Todo o exercício é preparado primeiro, para que os profissionais que assinam recebam uma pasta terminada.
O que fazem as máquinas, e o que fazem as pessoas.
As máquinas preparam e levam o exercício de uma estação à seguinte. Leem os registos, redigem os projetos das demonstrações, ligam a evidência, propõem os riscos e as respostas, montam a pasta e correm a verificação de prontidão. Os passos internos entre estações, como aprovar um instantâneo dos registos ou emitir um documento dentro do dossier, correm sem que uma pessoa espere por eles. Com as pessoas fica tudo o que sai da Chrysos: enviar, assinar, publicar para o cliente, entregar a uma autoridade, aceitar ou continuar uma relação, e qualquer declaração feita a terceiros em nome da Chrysos.
Cada ato, de uma máquina ou de uma pessoa, deixa um recibo que diz o que foi feito, por quem ou pelo quê, e sob que autoridade. O trabalho da máquina é atribuído à máquina. Nenhum registo indica uma pessoa como tendo revisto o que não reviu.
Uma vez, na aplicação, com o motivo.
- 01
Um elemento obrigatório
retém a sua estação até chegar. O pedido surge na aplicação com o que é necessário, porquê e até quando, e passa a recebido no momento em que o temos.
- 02
Um elemento útil
em falta torna-se um ponto em aberto. A linha prossegue; o ponto fica visível para nós e para si até ser fechado.
- 03
O que já foi fornecido
não é pedido de novo, nem por nós nem pelos profissionais que coordenamos. O dossier transporta-o para o exercício seguinte.
O que não muda.
A Chrysos prepara, mantém e coordena. Não detém fundos de clientes e não pratica qualquer ato regulado. As opiniões de auditoria, os atos jurídicos reservados e as certificações fiscais são dados por profissionais independentes habilitados em nome próprio, e o cliente mantém a liberdade de os escolher ou mudar.