01 · Base
Identidade
Quem detém e gere a sociedade
- O que contém
- A titularidade legal, os beneficiários efetivos, os dirigentes e os registos obrigatórios.
- O que fazemos
- Cada alteração é registada, documentada e transposta para os registos.
O dossier
Mantido para si, não deixado ao seu cuidado.
Um dossier é a totalidade da documentação de uma sociedade, reunida num só lugar e mantida atualizada: quem a detém, que compromissos assumiu, o que possui, de onde isso veio e o que está por cumprir.
Cinco secções
O que o dossier contém.
A identidade e a conformidade são a base que qualquer prestador mantém. Os contratos, os ativos e a proveniência são onde realmente vive a história de uma sociedade, e onde pomos o maior cuidado.
02 · Mantida por poucos
Contratos
O que a sociedade acordou
- O que contém
- Acordos parassociais e contratos de empréstimo, procurações e mandatos, contratos de prestação de serviços, aquisições de participações e atos constitutivos de trusts.
- O que fazemos
- Cada contrato é arquivado e indexado no dossier, para que nada dependa de encontrar o processo.
03 · Mantida por poucos
Ativos
O que a sociedade detém
- O que contém
- Contas bancárias e de custódia, carteiras de títulos, participações, imóveis e ativos digitais.
- O que fazemos
- As posições em todas as instituições são reconciliadas num registo unificado.
04 · Mantida por poucos
Proveniência
De onde veio
- O que contém
- A origem dos fundos e o historial documentado de cada participação.
- O que fazemos
- O historial é documentado uma única vez, para que bancos, auditores e sucessores não tenham de fazer a mesma pergunta duas vezes.
05 · Base
Conformidade
O que está por cumprir e o que já foi feito
- O que contém
- Entregas obrigatórias, verificações, avaliação de risco e todos os prazos legais.
- O que fazemos
- Cada obrigação é acompanhada até ao cumprimento, com os comprovativos anexos.
Como é mantido
Sempre atualizado, em segundo plano.
A sua intervenção fica reservada às decisões que só a si cabem.
- 01
Abertura
Reunimos a documentação autorizada, mapeamos a estrutura e acordamos o que mais importa.
- 02
Manutenção
A informação mantém-se atual, as obrigações ficam à vista e as questões pendentes continuam a avançar.
- 03
Preparação
Os comprovativos são reunidos, as lacunas identificadas e as decisões chegam acompanhadas do seu contexto.
- 04
Coordenação
Auditores, advogados, agentes e consultores recebem aquilo de que precisam, e as responsabilidades mantêm-se claras.
Questões em aberto
As perguntas a que mais ninguém está em posição de responder.
Um administrador quer renunciar, mas as contas não estão assinadas. Um auditor precisa de comprovativos que o banco só entrega ao proprietário. Foi acordado um empréstimo entre duas sociedades que nunca ficou por escrito. Cada uma destas situações fica entre as partes, e cada parte tem razão quando diz que não lhe compete.
Tratamo-las como questões: identificadas, com um responsável, documentadas e coordenadas até um resultado registado. A resposta fica no dossier, e o consultor seguinte parte dela em vez de começar do princípio.
Princípios
O que não muda.
A autoridade continua a ser sua
A decisão é sua. Preparamos o necessário para que decida com clareza, e registamos a decisão.
Nada fica perdido numa caixa de correio
Cada questão em aberto passa a ser uma questão registada, com um responsável, um próximo passo e os comprovativos anexos.
Repete-se menos. Aproveita-se mais.
O que já foi fornecido não volta a ser pedido, nem por nós nem pelos profissionais que coordenamos.
A documentação continua transferível
Ao mudar de auditor, de agente ou de consultor, o historial acompanha a sociedade. Uma mudança de pacote nunca retira a documentação nem impede uma exportação e uma transição ordenadas.
O acesso segue os poderes conferidos
Cada pessoa autorizada é identificada individualmente e vê apenas as sociedades, os anos e as questões abrangidos pelos seus poderes.
As responsabilidades mantêm-se claras
As opiniões de auditoria, os atos jurídicos e as certificações fiscais cabem a profissionais independentes habilitados, que continua livre de escolher ou substituir.